Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) der Bürozone
1. Geltungsbereich
Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für alle Dienstleistungen der Bürozone (im Folgenden „Anbieter“) in Bezug auf Telefonanrufannahme, Terminverwaltung, Scanservice, Hol- und Bringservice, Verleih von Aktenvernichtern sowie sonstige vereinbarte Leistungen zwischen dem Anbieter und seinen Kunden (im Folgenden „Kunde“). Abweichende Bedingungen des Kunden gelten nur, wenn sie schriftlich vom Anbieter anerkannt wurden.
2. Leistungsbeschreibung
2.1 Telefonanrufannahme
Der Anbieter nimmt Anrufe im Namen des Kunden entgegen und bearbeitet diese nach den vorher festgelegten Anweisungen des Kunden während der vereinbarten Geschäftszeiten. Außerhalb dieser Zeiten kann der Kunde optional einen Anrufbeantworter oder eine alternative Lösung buchen.
2.2 Terminverwaltung
Der Anbieter verwaltet Termine des Kunden, indem er Anfragen zur Terminvereinbarung entgegennimmt, Termine koordiniert und in Absprache mit dem Kunden Kalender führt. Alle notwendigen Informationen werden vom Kunden rechtzeitig zur Verfügung gestellt.
2.3 Hol- und Bringservice
Der Anbieter holt und bringt auf Wunsch Dokumente, Akten und sonstige Materialien beim Kunden ab und liefert diese nach Bearbeitung zurück. Der Hol- und Bringservice ist kostenfrei innerhalb eines Umkreises von 50 Kilometern ab dem Sitz des Anbieters bei einer Mindestmenge von 10 Ordnern pro Auftrag. Für Aufträge außerhalb dieses Umkreises oder mit geringerer Menge gelten gesonderte Vereinbarungen, die im Vertrag festgehalten werden.
2.4 Verleih von Aktenvernichtern
Der Anbieter stellt dem Kunden Aktenvernichter zum Verleih zur Verfügung. Der Kunde ist verpflichtet, die Geräte pfleglich zu behandeln und für die sichere Verwahrung zu sorgen. Schäden oder Verlust sind dem Anbieter unverzüglich zu melden.
2.5 Scanservice
Der Anbieter digitalisiert eingehende Dokumente des Kunden im PDF/A-Format mit OCR und speichert diese entsprechend der mit dem Kunden vereinbarten Modalitäten. Die digitalisierten Dateien werden dem Kunden auf einem vom Anbieter bereitgestellten Datenträger (z. B. USB-Stick) übergeben. Die revisionssichere Archivierung der digitalisierten Dokumente erfolgt erst mit der Integration in ein vom Kunden genutztes Dokumentenmanagementsystem (DMS) oder Archivierungssystem.
3. Vertragsschluss
Der Vertrag zwischen dem Anbieter und dem Kunden kommt durch schriftliche Vereinbarung oder durch Bestätigung des Angebots des Anbieters zustande. Der Vertrag kann mündlich, schriftlich oder in elektronischer Form abgeschlossen werden.
4. Preise und Zahlungsbedingungen
Die Preise für die jeweiligen Dienstleistungen richten sich nach der zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses gültigen Preisliste des Anbieters oder nach einem individuell vereinbarten Preis.
4.1 Zahlungsbedingungen
Bei Auftragserteilung ist eine Anzahlung in Höhe von 30 % des Nettobetrags fällig.
Der Restbetrag in Höhe von 70 % des Nettobetrags ist nach Fertigstellung der Leistung zu begleichen.
Bei Zahlung des Restbetrags innerhalb von 5 Tagen nach Rechnungserhalt gewährt der Anbieter 2 % Skonto.
Das Zahlungsziel für alle Zahlungen beträgt 10 Tage netto ab Rechnungsdatum.
5. Pflichten des Kunden
5.1 Bereitstellung von Informationen
Der Kunde ist verpflichtet, dem Anbieter alle notwendigen Informationen und Unterlagen, die zur Erbringung der Dienstleistung erforderlich sind, rechtzeitig zur Verfügung zu stellen.
5.2 Aktualisierung der Anweisungen
Der Kunde ist verpflichtet, den Anbieter unverzüglich über Änderungen von Anweisungen, Geschäftszeiten, Kontaktpersonen oder sonstigen wichtigen Informationen zu informieren.
5.3 Verantwortung bei Archivierung und Speicherung
Der Kunde ist verpflichtet, die vom Anbieter digitalisierten Dokumente nach Übergabe in ein revisionssicheres Archivsystem oder DMS zu übernehmen und dort rechtskonform zu archivieren. Der Anbieter übernimmt keine Haftung für die ordnungsgemäße Archivierung, insbesondere nicht für Schäden, die durch eine unsachgemäße Speicherung, Handhabung oder fehlenden Import der Dateien in ein DMS entstehen. Bis zur Integration in ein revisionssicheres System liegt die Verantwortung für die sichere und unveränderte Aufbewahrung der Daten beim Kunden.
6. Haftung und Gewährleistung
Der Anbieter haftet nur für Schäden, die durch Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit entstanden sind. Eine Haftung für entgangenen Gewinn, Betriebsunterbrechung oder sonstige Folgeschäden ist ausgeschlossen. Für leichte Fahrlässigkeit haftet der Anbieter nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten).
7. Datenschutz
Der Anbieter verpflichtet sich, personenbezogene Daten des Kunden und dessen Kunden gemäß den geltenden Datenschutzgesetzen, insbesondere der DSGVO, zu behandeln. Weitere Informationen sind in der Datenschutzerklärung des Anbieters enthalten.
8. Vertragsdauer und Kündigung
Der Vertrag wird auf unbestimmte Zeit geschlossen, sofern nicht anders vereinbart. Beide Parteien können den Vertrag mit einer Frist von einem Monat zum Monatsende schriftlich kündigen. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.
9. Schlussbestimmungen
9.1 Salvatorische Klausel
Sollten einzelne Bestimmungen dieses Vertrages unwirksam oder undurchführbar sein, bleibt die Wirksamkeit des Vertrages im Übrigen unberührt. Die Parteien verpflichten sich, die unwirksame Bestimmung durch eine solche zu ersetzen, die dem wirtschaftlichen Zweck am nächsten kommt.
9.2 Gerichtsstand und anwendbares Recht
Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist das für den Sitz des Anbieters zuständige Gericht. Es gilt ausschließlich österreichisches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.